Rashodi
Sve promene vezane za troškove jednog pravnog lica upisujemo u opciju Rashodi.
Izborom opcije Rashodi iz menija Promene otvara nam se prozor za unos Rashoda. Drugi način da otvorimo knjiženje troškova je da na tool baru osnovnog menija kliknem na crvenu ikonicu Rashodi, i na ekranu dobijemo :
Unos rashoda
Unos stavki rashoda možemo uraditi na tri načina. Prvi način je da u toolbar-u kliknemo na žuti krstić 'Dodaj novi' (2). Drugi način je da nakon poslednjeg reda u tabeli strelicom dole otvorimo novi red. Treći način je da kad se nalazimo u poslednjem redu tabele na poslednjoj koloni pritisnemo taster Enter. U sva tri slučaja odnosno na sva tri načina, dobijamo novi red u kome su nam datumska polja popunjena (datum knjiženja, datum dokumenta) sa datumom knjiženja koji je u programu postavljen. Ostala polja treba da popunimo sami, odnosno ako datume koje nam je programa ponudio nisu odgovarajući treba da prekucamo tj. ispravimo. Polja koja popunjavamo su :
Datum knjiženja –unosi se trenutni datum knjiženja.
Naziv dokumenta – u ovom polju unosimo dobavljača za rashod iz šifarnika poslovnih partnera i troškova.
Broj dokumenta –predstavlja nam broj dokumenta ili neki naš interni broj.
Datum dokumenta –upisujemo na osnovu fakture koju unosimo u rashod, odnosno datum izvoda ukoliko se radi o finansijskim rashodima.
Lični rashodi –u ovo polje unosimo iznose vezane za doprinose zaposlenih i poslodavca.
Nemateijalni troškovi –predstavljaju osnovicu svih onih računa koji predastavljaju trošak jednog parvnog lica.
Finansijski rashodi –obuhvataju bankarske provizije, kamate isl.
Rashodi –je polje koje se automatski upisuje popunjavanjem jednog od prethodnih polja.
Prethodni PDV – upisujemo iznos PDV koji je sastavni deo računa upisanog u polje Nematerijalni troškovi.
Prethodni PDV koji se ne može odbiti– upisujemo iznos PDV koji je deo računa upisanog u polje Nematerijalni troškovi, a predstavlja PDV koji ne ulazi u obračun PDV
KPR –štrikliranjem ove opcije u okviru Rashoda, odabrana stavka se automatski upisuje u Knjigu primljenih računa, čime se izbegava dvostruko knjiženje, kako u rashodima, tako i ručnim unosom u KPR.
Unos naziva dokumenta
Kao što je u tekstu već spomenuto za naziv dokumenta unosimo dobavljača za rashod iz šifrarnik poslovnih partnera i troškova. To radimo na taj način što kucanjem početnih slova dobavljača otvaramo šifrarnik poslovnih partnera i troškova, iz koga trebamo da odaberemo dobavljača ili trošak koji knjižimo. U slučaju da trošak koji unosimo ne postoji u šifarniku dobavljača i troškova, potrebno je da ga unesemo. To radimo na taj način što prilikom unosa naziva dokumenta pritisnemo taster F1 i otvorimo šifrarnik poslovnih partnera i troškova. Slova koja smo tom prilikom uneli nalazite se u šifarniku poslovnih partnera kao slova na osnovu kojih vršimo pretragu. Drugim rečima ne prikazuje nam se kompletan šifrarnik poslovnih partnera već samo oni poslovni partneri tj. trošak koji u sebi imaju otkucana slova za pretragu. Slova, naravno možemo da promenimo ako u rezultatu koji dobijamo se ne nalazi odgovarajući poslovni partner (trošak). U slučaju da ni sa ponovljenom pretragom ne pronalazimo odgovarajućeg poslovnog partnera (trošak), treba ga uneti klikom na žuti krstić ... Iz šifarnika poslovnih partnera (troškova) vraćamo se nazad u knjiženje rashoda dvoklikom miša na željenog poslovnog partnera (trošak), pritiskom na Enter kad smo u redu odgovarajućeg poslovnog partnera (troška) ili ako nam se plavo polje nalazi u redu poslovnog partnera odnosno rashod klikom na zelenu kukicu pored naslova forme Šifrarnik poslovnih partnera i troškova.
Izmena stavke knjiženja
Promene u tabeli rashodi možemo vršiti samo ako red koji želimo da menjamo, odnosno polje u redu koje želimo da menjamo je ne rasknjižen. Po difoltu zelene boje su redovi koja ne možemo menjati, odnosno to su redovi koji su rasknjiženi. U tabeli rashoda crvenom bojom obeleženja su ne rasknjižena dokumenta i na njima je moguće vršiti izmene. Znači polje u tabeli koje želimo da menjamo treba da bude crvene boje, pozicioniramo se na njega i prekucamo ga. Nakon izvršenih izmena trebalo bi sprečiti dalje izmene rasknjižavanjem dokumenta, čime polje koje smo menjali, odnosno red menja boju u zelenu.
Rasknjižavanje
Klikom na ikonicu Rasknjiži(7) (poslednja ikonica tool bara, katanac) vršimo rasknjižavanje dokumenta i onemogućavamo njegovu dalju izmenu. Na isti način vršimo i otključavanje Rashoda, nakon čega opet možemo da vršimo izmene unutar određene stavke koju smo otključali. U slučaju da želimo rasknjižiti ili otključati više redova, potrebno da ih obeležimo (mišem, kombinacijom tastera control, shift i miša ili tastature, oubičajenim postupkom za windows programe) i klikom na taster Rasknjiži odnosno Otključaj ih rasknjižimo tj. otključamo.
Brisanje
Brisanje jednog ili više redova je moguće samo za ne rasknjižena dokumentima (crvena). Ako brišemo jedan dokument kliknemo na njega i kliknemo crveni krstić u tool baru (Obriši)(3). Ako želimo da obrišem više redova istovremeno, na početku reda koji želimo da obrišemo, obeležimo ga klikom na kvadratić na početku reda i držanjem levog tastera miša spuštamo se do reda koji želimo obrisati. Sad kad imamo više obeleženih redova plavom bojom koje želimo obrisati, pritisnemo taster Delete na tastaturi.
Štampa
Štampa koja nam se nudi u rashodima je generička štampa, to jest štampa koju možete prilagoditi svojim potrebama. Za štampu je potrebno da kliknete na jednu od dve pretposlednje ikonice u toolbar-u (6). Prva ikonica (štampač) vrši štampa direktno na štampač, dok druga ikonica omogućava da dokumenat pogledate pre nego što ga odštampate. Naša preporuka je da koristite drugu ikonicu kako bi videli kako će izgledati dokumenat pre nego što ga odštampate. Polja koja će biti odštampana na papiru su ista ona polja koja vidite i na ekranu i u zavisnosti od toga kako su polja na ekranu složena, sortirana, skupljena ili razvučena, takva će biti i u štampi. U slučaju da Vam neko od polja u štampi ne treba, tj. suvišno je, možete ga ukloniti desnim tasterom miša nad kolonom koja vam je viška. Otvoriće Vam se dijalog u kome piše sakrij kolonu + naziv kolone kojom se nudi za sakrivanje. Ako štampate kompletan kompletnu tabelu Rashodi vrlo verovatno je da će biti na više listova koji koje je potrebno nakon štampe spojiti jer prelaze širinu A4 formata za koju je štampa prilagođena. Vaš izbor je da li želite takvu štampu. Ako želite da isključite neke neke kolone iz štampe, potrebno je da ih sakrijete u ekranskom prikazu (kao što je spomenuto desnim klikom miša nad kolonom koju ne želite u štampi). Kad sakrijete sve suvišne kolone i štampa Vam i dalje ide na dva lista za jednu stranu, u zaglavlju tabele stanite između spolja koje želite da suzite. Kliknite mišom kad Vam se pokazivač prikaže kao strelica levo i desno, kliknite levim taster miša (zadržite ga pritisnutim) i pomerite ga levo ako sužavate tu kolonu, odnosno desno ako tu kolonu želite da raširite.
Podešavanje boja prikaza
Zadate boje u tabeli rashoda su zelena za rasknjižena dokumenta i crvena za nerasknjižena dokumenta. Ako želite te boje da promenite to možete učiniti pritiskom na taster Zupčanik u toolbaru(4) i odabrati boje koje Vam više odgovaraju.
Zbir
Zbir rashoda dobijate pritiskom na taster Sigma u toolbaru (5).
Navigacija
U tabeli Rashodi po poljima se možete kretati tasterima : page up, page down, home, end, strelica na gore, dole, levo ili desno, kao i mišem ili preko navigacionih tastera u tool Baru. U navigacionim tasterima (1) u toolbar u osim tastera za navigaciju imate i informaciju u kom redu se nalazite od ukupnog broja redova u tabeli.
Preporučeni načini za kretanje po poljima tabele je pritiskom na taster Tab. Prilikom unosa podataka u tabelu pritiskom na taster Tab, dobijate jednoobrazan način ponašanje tabele. Kad završite unos podatka u ćeliju tabele pritiskom na taster Tab prelazite na naredno polje desno. Ako pritisnete taster Enter, čime označavate tabeli da ste uneli podatak, sledeće polje na kome će se pokazivač naći je polje ispod polja koje ste u nosili. Treći način za kretanje po poljima koja unosite je strelicama levo-desno, gore-dole. Ono što Vas su to u toj situaciji može zbuniti je da se tabela ne ponaša jednako u svim slučajevima. Na primer : ako unosite datum strelica desno vas pomera na mesec, odnosno na godinu ako ste u unosili mesec. Strelica gore uvećava, odnosno strelica na dole umanjuje vrednost u polju datuma u kome se trenutno nalazite. Kod Comboboksova strelica na gore dole vam omogućava da pronađete odgovarajući podatak, tako da naša preporuka je kad koristite strelicu gore-dole u Combo box u i pronađete traženi podataka pritisnite Enter ili još bolje taster Tab, i prećićete na naredno polje desno. Jednako kad u datumima unesete odgovarajući datum pritiskom na taster Tab preći ćete na naredno polja desno. U poljima za unos iznosa ili opisa, strelicom na desno možete preći na narednom polje. Jednako tako i tasterom Tab prelazite na naredno polje desno. Znači tasterom Tab, uvek prelazite na polje desno bez obzira na tip podataka koji unosite, te bi naša preporuka bila da za prelaz sa polja na polje desno, koristite taster Tab. Kretanje po poljima desno je moguće i tasterom Enter, ali samo ako niste u režimu izmene (unosa) podataka, o čemu Vas obaveštava prvo polje reda u tabeli prikazom strelice desno, ili olovke. Treća sličica u prvoj koloni reda u obliku strelice desno i zvezdice, označava da unosite novi red u tabelu.